Wat is Back office?

De back office is het operationele deel van een organisatie dat zich bezighoudt met de interne administratieve processen en ondersteunende taken, waarbij er in de regel geen direct contact is met de eindklant. Naast de financiële en personeelsadministratie worden vaak ook afdelingen zoals productontwikkeling, IT-beheer, logistieke distributie en het algemene management tot de back office gerekend.

Oorsprong en de link met e-commerce

Het begrip is historisch afgeleid van de fysieke indeling van traditionele bedrijfsgebouwen, waarbij de klantvriendelijke balie en verkoopafdeling aan de voorkant gesitueerd waren (de front office) en de administratieve, ondersteunende teams aan de achterzijde werkten. Tegenwoordig hoeft een back office niet op dezelfde locatie te zitten; processen worden regelmatig gecentraliseerd of uitbesteed. Door de enorme opkomst van e-commerce en automatisering wordt een steeds groter en crucialer deel van moderne handelsbedrijven volledig gerund vanuit de back office.

Backofficesystemen

Om al deze interne processen vlekkeloos en efficiënt te laten verlopen, maken bedrijven intensief gebruik van centrale backofficesystemen (zoals ERP-software). Dit zijn geavanceerde ICT-applicaties gekoppeld aan een centrale database waarin alle vitale bedrijfsgegevens – waaronder klantprofielen, openstaande bestellingen, inkoopfacturen, personeelsplanningen en de realtime boekhouding – nauwkeurig worden opgeslagen en gekoppeld.