AI
Sneller schakelen met AI voor offertes en onboarding in B2B
Dit artikel is het derde deel van de vijfdelige serie over de inzet van AI in elke fase van de B2B-klantreis. In dit deel lees je hoe AI kan helpen om conversie en onboarding soepeler, sneller en klantgerichter te maken.
Je hebt de juiste doelgroep bereikt en hun interesse gewekt. De klant overweegt serieus om zaken te doen. Maar juist in dit stadium stokt het proces vaak. Er zijn nog technische details die moeten worden afgestemd, de offerte laat op zich wachten of de onboarding bestaat uit losse documenten en veel communicatie heen en weer.
Binnen B2B is snelheid belangrijk, maar zelden eenvoudig. Zeker niet wanneer je werkt met maatwerk, complexe producten of meerdere interne processen. Toch ligt hier precies de kracht van AI: het helpt om dit soort trajecten te structureren, te versnellen en overzichtelijk te houden voor klant én team.
Wat speelt er in de conversie- en onboardingfase?
In deze fase verwacht de klant duidelijkheid. Welke oplossing past het beste? Wat zijn de levertijden? Wanneer gaat alles live? Ook intern is deze fase vaak intensief. Denk aan het verwerken van specificaties, het vastleggen van prijsafspraken of het inregelen van systemen.
Tegelijkertijd is het de fase waarin frustratie snel kan ontstaan. Wachttijden, onduidelijke communicatie of handmatig werk zorgen al snel voor ruis. AI kan hier een verschil maken, mits je het gericht inzet.
Hoe AI hier waarde toevoegt
- Versnellen van offertes met behulp van herkende patronen
Veel B2B-offertes bestaan voor een groot deel uit terugkerende elementen. Denk aan standaardmodules, voorwaarden of prijsstructuren. AI kan op basis van eerdere klantdata en offertehistorie een eerste versie opstellen die grotendeels al klopt.
Een fabrikant van installaties werkt op deze manier. Op basis van het klanttype en eerdere aanvragen worden standaardonderdelen automatisch toegevoegd. Hierdoor is de offerte gemiddeld drie dagen sneller klaar. - Slimme aanbevelingen op basis van klantcontext
In plaats van eindeloze keuzelijsten kun je klanten helpen door suggesties te doen die aansluiten bij hun situatie. AI analyseert aankoophistorie, branche en projecttype om gericht producten aan te bevelen.
Zie het als een configurator, maar dan met logica die zich aanpast aan de context van de klant in plaats van vaste keuzes. - Onboarding structureren met intelligente workflows
Bij complexe klanten kan onboarding weken duren. AI kan helpen door automatisch de benodigde stappen, documenten en acties op te stellen, afgestemd op het soort klant en de gekozen producten.
Een leverancier van laboratoriumapparatuur maakt hier gebruik van. Zodra een order binnenkomt, genereert AI automatisch een checklist met alles wat nodig is. Deze lijst wordt gedeeld met de klant en interne teams, inclusief automatische herinneringen en statusupdates.
Wat je beter kunt voorkomen
Wanneer je AI inzet zonder goed af te stemmen met sales of operations, ontstaat al snel verwarring. De klant krijgt bijvoorbeeld een offerte die niet klopt met de afspraken of er ontbreekt iets in de onboarding. Ook volledig geautomatiseerde offertes zonder ruimte voor nuance werken vaak averechts, vooral bij complexe trajecten waar maatwerk nodig is.
Zorg dat je eerst begrijpt waar het proces nu spaak loopt voordat je begint met automatiseren. AI is geen oplossing voor onduidelijkheid, maar wel een versneller wanneer het fundament goed staat.
Een praktisch stappenplan voor deze fase
- Breng het huidige proces van offerte tot onboarding gedetailleerd in kaart
- Zoek naar handmatige stappen of terugkerende vragen die voor vertraging zorgen
- Kijk waar AI kan helpen structureren of versnellen, zoals het automatisch aanvullen van klantgegevens of het opstellen van checklists
- Laat kritieke onderdelen altijd door een mens controleren, bijvoorbeeld prijsafspraken of leverdata
- Evalueer zowel op interne tijdswinst als op klantbeleving. Een offerte die snel klaar is, moet ook overtuigend en kloppend zijn
Volgende week lees je in deel 4 hoe AI het verschil kan maken in de servicefase
We kijken naar de rol van AI in het ondersteunen van supportteams, het verbeteren van selfservice en het creëren van proactieve klantinteractie.
