ERP Implementatiebegeleiding voor International Plywood
International Plywood, een toonaangevende leverancier van houtachtige plaatmaterialen, koos ervoor om hun verouderde ERP-systeem te vervangen door Microsoft Dynamics 365 Business Central. De overgang naar dit nieuwe platform had als doel om de operationele efficiëntie te verhogen, processen te stroomlijnen en klanten beter te bedienen. Het nieuwe systeem omvat functies voor financieel beheer, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, en integratie met het Cloudsuite e-commerce platform.
Diagnose en scopebepaling
Het project begon met een uitgebreide diagnosefase waarin de behoeften en huidige operationele knelpunten werden geïdentificeerd. Deze diagnose bracht in kaart welke aanpassingen noodzakelijk waren voor een soepele overgang naar Business Central, rekening houdend met de bedrijfsstructuur en bestaande processen. De scope omvatte belangrijke onderdelen zoals verkoop, inkoop, voorraadbeheer en logistieke processen. Het projectteam stelde in deze fase ook vast welke maatwerkoplossingen behouden moesten worden om consistentie in de werking van het systeem te waarborgen.
Voorbereiding en proof of concept (POC)
Tijdens de proof of concept (POC)-fase werd een testomgeving opgezet om het nieuwe systeem en de basisfuncties te evalueren. Kerngebruikers werden nauw betrokken bij het testen van het systeem, zodat ze vertrouwd raakten met de nieuwe functionaliteiten en feedback konden geven voor verdere optimalisatie. Deze fase omvatte ook het opzetten van stamdata, het testen van Jet Reports-rapportages, en het integreren van de Cloudsuite connector om e-commerce en ERP-systeem naadloos te laten samenwerken.
Optimalisatie en acceptatietest
Na de POC volgde een uitgebreide optimalisatiefase waarin maatwerk werd toegevoegd, zoals specifieke prijs- en kortingsstructuren en EDI-integraties met partners. Gedurende de acceptatietestfase werd het systeem opnieuw beoordeeld door kerngebruikers om te verzekeren dat het volledig aan de functionele eisen voldeed. Deze testen waren gericht op het valideren van de volledige dataset, inclusief statische en lopende orders, zodat alle processen correct zouden werken bij livegang. Eventuele resterende bevindingen werden gedocumenteerd en aangepakt vóór de definitieve acceptatie.
Ingebruikname en livegang
De livegang werd zorgvuldig voorbereid in samenwerking met het projectteam. Een draaiboek beschreef in detail alle stappen voor de overgang, van het afsluiten van het oude systeem tot het inboeken van de beginbalans in de nieuwe omgeving. Gedurende de eerste dagen van de livegang werden supportteams zowel op locatie als op afstand ingezet om eventuele problemen snel op te lossen en gebruikers te ondersteunen bij het inboeken van nieuwe orders en facturen.
Resultaat en leerpunten
De ERP-begeleiding door SYcommerce resulteerde in een succesvol uitgerold ERP- systeem dat International Plywood een verbeterde controle en efficiëntie biedt in hun bedrijfsprocessen. Het project toonde het belang aan van een grondige diagnose, een stapsgewijze aanpak en de nauwe betrokkenheid van kerngebruikers bij elke fase. Door deze werkwijze kon International Plywood een soepele overgang naar een toekomstbestendig ERP-platform realiseren dat klaar is voor verdere groei en optimalisatie).