Oil & Vinegar, een internationaal retailmerk gespecialiseerd in mediterrane delicatessen, had als doel hun interne processen te moderniseren en efficiënter te maken met een nieuw ERP-systeem. Met een focus op ondersteuning van hun logistieke keten, voorraadbeheer en financiële administratie, werd een traject gestart om een passende ERP-oplossing te identificeren. Een uitgebreide begeleiding werd opgezet, waarin analyse, proof of concept, en de evaluatie van potentiële ERP-oplossingen centraal stonden​.

Analyse en fit/gap evaluatie

Het begeleidingstraject begon met een fit/gap-analyse, waarin Oil & Vinegar’s huidige processen en IT-behoeften uitgebreid in kaart werden gebracht. Tijdens deze fase werd beoordeeld welke onderdelen van hun bedrijfsvoering door een ERP- systeem ondersteund konden worden, evenals welke specifieke vereisten en mogelijke knelpunten er waren. Er werd gewerkt aan een gedetailleerd overzicht van functionele eisen, variërend van voorraadbeheer tot verkoop en financiële processen​.

proof of concept (POC) en validatie

Na de analyse werd een proof of concept (POC) uitgevoerd om de geschiktheid van een potentiële ERP-oplossing te testen. In deze PoC werden de kernfunctionaliteiten ingericht en getest, zoals voorraadbeheer, verkoopmodules en ketenbeheer. Dit gaf Oil & Vinegar de kans om te beoordelen hoe goed het systeem aansloot op hun operationele behoeften en om feedback te verzamelen van de kerngebruikers. Deze fase bood ook inzicht in de mogelijke voordelen van een ERP-systeem voor de specifieke processen van Oil & Vinegar​.

Stakeholder betrokkenheid en training

Gedurende het traject werd veel aandacht besteed aan de betrokkenheid van kerngebruikers en stakeholders. Om de invoering van een ERP-systeem in de organisatie te vergemakkelijken, werden trainingssessies opgezet en werd een duidelijke communicatiestructuur gehanteerd. Door de “train-de-trainer” aanpak konden kerngebruikers de opgedane kennis doorgeven binnen hun eigen teams, wat de acceptatie en adoptie van een ERP-oplossing zou vergemakkelijken in een latere fase.

Evaluatie en conclusie

Na de POC en training werd een evaluatie uitgevoerd om de haalbaarheid en geschiktheid van de ERP-oplossing te beoordelen. Hierbij werd niet alleen gekeken naar de functionaliteit, maar ook naar de mate waarin het systeem paste binnen de bestaande bedrijfsstructuur en IT-infrastructuur van Oil & Vinegar. Uiteindelijk werd er nog geen definitieve keuze gemaakt voor een ERP-leverancier. Het begeleidingstraject leverde echter waardevolle inzichten op en een duidelijke basis voor toekomstige besluitvorming.

Resultaat van het begeleidingstraject

Het traject gaf Oil & Vinegar een grondig inzicht in hun procesvereisten en mogelijke ERP-opties, waarmee zij beter voorbereid zijn op een toekomstige ERP- implementatie. Deze aanpak benadrukte het belang van een stapsgewijze begeleiding en stakeholderinzet om een goed gefundeerde ERP-beslissing te kunnen maken. Het traject heeft een solide basis gelegd voor een verdere verkenning en keuze voor een ERP-systeem dat aansluit bij de groeiambities van Oil & Vinegar