Hadec, een specialist op het gebied van duurzame energieoplossingen, koos voor een upgrade van hun ERP-systeem van Dynamics NAV naar Dynamics 365 Business Central. Het doel van deze overgang was om de interne efficiëntie te verhogen, integraties met de e- commerce omgeving te versterken en handmatige processen te verminderen. Met de ondersteuning van SucceedIT werd een uitgebreid traject opgezet om de overgang naar Business Central soepel te laten verlopen​.

Analyse en scopebepaling

Het project startte met een analysefase waarin de huidige IT-omgeving en vereisten voor het nieuwe systeem werden geëvalueerd. Dit omvatte de identificatie van verbeterpunten in de werkwijze en integratiebehoeften met externe systemen, zoals de e-commerce en EDI-verbindingen. SucceedIT adviseerde een opdeling in meerdere fases om een gecontroleerde overgang mogelijk te maken, met een focus op het behouden van historische data en het optimaliseren van basisprocessen zonder onnodig maatwerk​(Analyse Hadec – 20210319).

Technische upgrade en proof of concept (POC)

In de eerste fase werd een Proof of Concept opgezet waarbij de technische basis van Business Central werd getest en bestaande data werd overgezet. Hadec’s kerngebruikers kregen de kans om het systeem te verkennen en te testen. Deze fase omvatte daarnaast de configuratie van belangrijke modules, zoals documentbeheer en workflow optimalisatie, waarmee workflows en foutkansen in factuurverwerking en orderafhandeling werden verbeterd. Het doel van deze POC was om het potentieel van Business Central in de context van Hadec’s processen te toetsen en eventuele aanpassingen te identificeren​.

Optimalisatie en inrichting van koppelingen

De tweede fase richtte zich op het optimaliseren van de processen en het opzetten van koppelingen met externe systemen, waaronder de Magento-webshop en EDI- interfaces voor orderuitwisseling met partners zoals Oosterberg. Hierbij werden additionele extensies toegevoegd, zoals Connect-IT en Document Capture, om de integratie verder te verbeteren en Hadec de mogelijkheid te geven om data efficiënter uit te wisselen met externe partijen. Ook werd klein maatwerk geïmplementeerd om de specifieke behoeftes van Hadec te ondersteunen, zoals het aanpassen van de kredietlimietcontrole en het automatisch toevoegen van Oosterberg-ordernummers aan verkooporders.

Training, acceptatie en go-live

In de laatste fase werd gefocust op training en de definitieve acceptatietesten om het systeem volledig operationeel te maken. Gebruikers werden getraind in hun nieuwe omgeving en kregen gedetailleerde werkinstructies. Na de testfase werd de livegang voorbereid, waarbij er intensieve ondersteuning werd geboden om eventuele problemen direct op te lossen. Een Go-Live draaiboek zorgde voor een overzicht van alle stappen en verantwoordelijkheden, zodat de livegang gestructureerd en succesvol verliep.

Resultaat en lessen

De ERP-upgrade bij Hadec leverde een moderne, geïntegreerde oplossing op die handmatige processen minimaliseert en betere controle biedt over voorraaden klantbeheer. De stap naar Business Central, in combinatie met de juiste koppelingen en workflow optimalisaties, stelt Hadec in staat om efficiënter te werken en zich te richten op verdere groei binnen de duurzame energiesector. Deze gestructureerde implementatie benadrukt het belang van een stapsgewijze aanpak en intensieve begeleiding bij ERP-projecten​.